Simplification de la circulation de documents officiels étrangers – Convention sur l’Apostille de la

Après plus de 54 ans, la Convention supprimant l'exigence de légalisation des actes officiels étrangers, signée le 5 octobre 1961, a enfin été ratifiée dans le système juridique brésilien, par la publication du Décret nº8.660 le 29 janvier 2016, suite à l’adhésion du Brésil déposée le 2 décembre 2015 auprès du Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas.

La Convention, qui supprime l'exigence de légalisation des actes officiels étrangers, également connue comme Convention de l’Apostille, est l’une des conventions les plus anciennes et utilisées conclues au cours de la Conférence de Haye, comptant, à l’heure actuelle, 109 États Signataires, parmi lesquelles les États-Unis, la Chine, le Japon, l’Allemagne, le Royaume-Uni, la France, l’Inde et l’Italie.

Cette Convention vise à faciliter la circulation de documents publics d’un État à un autre, en établissant un système simple, avec vérification unique (à l’origine), débouchant sur l’ajout d’une Apostille au document. Ainsi, les documents provenant des États signataires de la Convention ne seront plus soumis à une exigence de légalisation diplomatique ou consulaire pour être valides et effectifs auprès d’autres États signataires. Ces démarches de légalisation sont remplacées par l’apposition d’une apostille, contribuant à une réduction significative des délais et frais.

L’Apostille est similaire à la certification conforme à l’originale d’une copie ou à la reconnaissance de signature d’un document, se limitant, ainsi, à certifier que la signature ou le sceau exhibé sur le document ont été réalisés par un fonctionnaire publique dans l’exercice de ses fonctions, sans toutefois reconnaitre la validité du contenu du document.

En outre, pour éviter les fraudes, la Convention a créé un registre des autorités compétentes, permettant de fournir aux intéressés des informations sur le document ayant reçu l’apostille.

Selon l’Article 1º de la Convention, le scope d’application de celle-ci comprend les actes officiels, c’est à dire : a) les documents émanant d'une autorité ou d'un fonctionnaire rattaché à une juridiction d’Etat, y compris ceux émanant du ministère public, du greffe ou d'un huissier de justice ; b) les documents administratifs ; c) les actes notariés ; d) les déclarations officielles sur des documents prouvant leur enregistrement ou leur existence à une date donnée, et la certification de signature sur les acte sous seing privé.

En ce sens, la Convention s’applique également aux documents privés certifiés ou dont les signatures ont été reconnues par notaire. Etant données les caractéristiques du système juridique brésilien, l’utilisation de l’Apostille se révèlera sans doute extrêmement utile, par exemple pour assurer l’authenticité d’une procuration.

D’autre part, l’adhésion à la Convention de l’Apostille de la Haye va simplifier les démarches bureaucratiques des investisseurs étrangers pour créer une entreprise au Brésil ou participer d’une entreprise déjà existante, de même que seront facilitées la validation de documents d’entreprises étrangères dans des appels d’offres publiques, ainsi que les participations d’entreprises brésiliennes à l’étranger.

Il est toutefois important de souligner que selon le Décret 8.660/2016, la Convention n’entrera en vigueur, sur un plan juridique externe, que le 14 août 2016. En effet, ce délai résulte de la mécanique de la propre Convention, qui stipule que les effets de celle-ci, entre l’Etat adhérant et les États Signataires n’ayant pas objectés à cette adhésion, ne commenceront qu’à compter du soixantième jour après un délai de six mois suivant l’envoi de la notification par le Ministère des Affaires Étrangères Hollandais se référant à ladite adhésion.

Sur le plan juridique interne, la promulgation de la Convention est entrée en vigueur le jour même de la publication du Décret 8.660/2016, le 29 janvier 2016. La coordination et la réglementation de l’application de la Convention sur l’Apostille de la Haye ont été déléguées au Conseil National de Justice (CNJ), dont le président, Ministre Ricardo Lewandowski, a instauré, au moyen de la Portaria 155/2015, un groupe de travail visant à développer un système permettant la libération d’apostille par les notaires (cartorios) de tout le pays.

Finalement, il convient de rappeler que dans le cas spécifique de la France, le Brésil a déjà signé un accord notable avec le gouvernement français, le 28 mai 1996, promulgué par le Décret nº3.598 du 12 septembre 2000 (Accord de Coopération en Matière Civil entre le Gouvernement de la République Fédérative du Brésil et le Gouvernement de la République Française, célébré à Paris), plus avantageux encore que la Convention, car supprimant la légalisation diplomatique ou consulaire, sans prévoir de substitution au contraire de ce qu’opère la Convention en créant ladite apostille.

¹Pour une liste complète, consulter la page suivante : https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/status-table/?cid=41.

²Les documents établis par des agents diplomatiques ou consulaires et les documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière ont été expressément exclus du champ d’application de la Convention.

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